不符合項(xiàng)怎么開？嚴(yán)重vs一般判定指南

時間：2026-05-07

　　開不符合報告是審核員的基本功，事實(shí)描述、條款判定、嚴(yán)重程度分級全講透。

　　真實(shí)場景：審核末次會議上，受審核方的品質(zhì)經(jīng)理對著一頁不符合報告皺眉頭說："老師，這個問題就是個記錄漏簽了個字，你們判成一般不符合我就認(rèn)了，但我們上次審核也是這個情況被判成嚴(yán)重不符合，到底是什么標(biāo)準(zhǔn)？"――這個問題問得好，很多審核員自己也說不清楚嚴(yán)重和一般的判定邊界。

一、什么是不符合？

　　不符合的定義很簡單：審核證據(jù)對照審核準(zhǔn)則進(jìn)行評價后，發(fā)現(xiàn)不滿足準(zhǔn)則的要求。

　　但開不符合報告之前，必須確認(rèn)三點(diǎn)：

　　事實(shí)清楚：什么時間、什么地點(diǎn)、什么人、什么事――經(jīng)得起追溯

　　證據(jù)充分：不是道聽途說，有可證實(shí)的證據(jù)支持

　　準(zhǔn)則明確：違反了哪條標(biāo)準(zhǔn)、哪個文件條款――判斷準(zhǔn)確

　　關(guān)鍵認(rèn)知

　　審核發(fā)現(xiàn)可以是正面的（符合）也可以是負(fù)面的（不符合）。不是所有的審核發(fā)現(xiàn)都要開不符合報告――只有經(jīng)過審核組確認(rèn)的不符合才需要書面報告。

二、嚴(yán)重不符合 vs 一般不符合

　　1、嚴(yán)重不符合

　　出現(xiàn)以下情況之一，構(gòu)成嚴(yán)重不符合：

　　系統(tǒng)性失效：某一關(guān)鍵過程或要素重復(fù)出現(xiàn)失效現(xiàn)象，且未采取有效糾正措施

　　例：連續(xù)3次審核都發(fā)現(xiàn)供應(yīng)商評價不完整，且一直沒有改進(jìn)

　　區(qū)域性失效：某一部門或場所的全面失效，可能造成嚴(yán)重后果

　　例：整個質(zhì)檢部沒有任何檢測設(shè)備的校準(zhǔn)記錄，所有檢測結(jié)果不可信

　　后果嚴(yán)重：可能影響產(chǎn)品質(zhì)量、環(huán)境安全或造成事故

　　例：食品安全企業(yè)關(guān)鍵控制點(diǎn)的監(jiān)控記錄造假

　　2、一般不符合

　　出現(xiàn)以下情況構(gòu)成一般不符合：

　　個別、偶然、孤立的不符合現(xiàn)象

　　例：發(fā)現(xiàn)1份檢驗(yàn)記錄漏簽了日期，其他記錄都正常

　　對整個系統(tǒng)影響輕微的不符合

　　例：某份作業(yè)指導(dǎo)書沒有按照文件控制程序要求進(jìn)行版本更新，但不影響產(chǎn)品質(zhì)量

　　3、一句話區(qū)分法

　　判定速查

維度	嚴(yán)重不符合	一般不符合
頻次	重復(fù)出現(xiàn)、屢教不改	個別、偶然
范圍	一個部門/系統(tǒng)全面失效	某個點(diǎn)的問題
影響	影響產(chǎn)品質(zhì)量/安全/環(huán)保	影響輕微
整改時限	通常要求短期（如30天）	通常可在監(jiān)督時驗(yàn)證

三、不符合報告怎么寫？

　　一份合格的不符合報告必須包含以下內(nèi)容：

　　不符合報告核心要素

要素	內(nèi)容
基本信息	受審核方名稱、審核部門、審核日期、審核員
不符合事實(shí)描述	準(zhǔn)確、具體、可追溯的客觀事實(shí)
審核準(zhǔn)則	違反的具體標(biāo)準(zhǔn)條款或文件要求
嚴(yán)重程度	嚴(yán)重不符合或一般不符合
原因分析	受審核方分析不符合的根本原因
糾正措施	受審核方制定的糾正措施計劃
驗(yàn)證記錄	審核員驗(yàn)證糾正措施有效性的記錄

　　事實(shí)描述的4個原則

　　事實(shí)描述 = 準(zhǔn)確 + 具體 + 客觀 + 可追溯

原則	正確寫法	錯誤寫法
準(zhǔn)確	"2024年3月15日在機(jī)加工車間精磨工序現(xiàn)場"	"現(xiàn)場沒見到作業(yè)指導(dǎo)書"
具體	"該工序適用的作業(yè)指導(dǎo)書由車間主任保管"	"文件管理有問題"
客觀	"查3個月來體系運(yùn)行記錄，未發(fā)現(xiàn)監(jiān)測證據(jù)"	"質(zhì)保部從來不進(jìn)行監(jiān)測"
可追溯	"編號WI0302檢驗(yàn)規(guī)程第4.2.2條"	"某個文件中好像有規(guī)定"

　　條款判定的4個基本原則

　　以事實(shí)為基礎(chǔ)：不增加信息，不減少信息

　　就近不就遠(yuǎn)：事實(shí)對應(yīng)兩個條款時，選最貼近的條款

　　選因不選果：因果關(guān)系同時存在時，選原因?qū)?yīng)的條款

　　三者一致：事實(shí)陳述、判定條款和理由三者相一致

　　完整示例：

　　事實(shí)描述：2024年8月17日，在新車間生產(chǎn)夾層玻璃時，高壓釜儀表顯示的工藝參數(shù)（時間、溫度、壓力）與ZY312《夾層作業(yè)標(biāo)準(zhǔn)書》規(guī)定的內(nèi)容不一致。

　　不符合條款：不符合GB/T 19001-2015第8.5.1條款"生產(chǎn)和服務(wù)提供的控制"的規(guī)定。

　　性質(zhì)：一般不符合。

四、3個行動建議

　　讀完本文你可以做3件事

　　練習(xí)事實(shí)描述：拿一個真實(shí)案例，用"時間+地點(diǎn)+人物+事件+證據(jù)"的格式練習(xí)寫不符合事實(shí)描述

　　區(qū)分嚴(yán)重/一般：用"頻次+范圍+影響"三維法判斷，拿不準(zhǔn)時寧可判一般不判嚴(yán)重

　　條款就近原則：記住"就近不就遠(yuǎn)，選因不選果"，避免泛泛地判總要求條款

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